Drei Formate für erfolgreiche Onlineveranstaltungen

Seit dem es im Frühjahr ruhig um das Thema Messen geworden ist, hat sich der Blickwinkel auf das neue Erleben in Onlineräumen verschoben. Ich möchte Ihnen hier drei gängige Veranstaltungsformate und meine Einschätzungen vorstellen. Was für Sie das richtige Veranstaltungsformat ist, hängt von Ihren jeweiligen Zielen und dem zur Verfügung stehenden Budget ab.

Viele kennen das inzwischen aus dem privaten und beruflichen erleben und, mir geht es zumindest so, es fühlt sich gar nicht mehr so falsch an. Wir genießen die Vorzüge des Homeoffices durch wegfallende Fahrzeiten und Wohlfühlumgebung. In Web-Meetings besprechen wir alles Notwendige mit Kollegen. Da Unternehmen immer häufiger denzentral aufgestellt sind, lassen sich so auch Kollegen und Kunden aus verschiedenen Standorten in mehr oder weniger großen Gruppen zusammen bringen. Auch Kundengespräche oder bedingt Erstkontakte finden immer mehr auf diesem Wege statt und das fühlt sich eigentlich nicht schlecht an. Zumindest wenn es sich um Bestandskunden handelt, kann man gut an die Beziehung anknüpfen und Briefings und ähnliches besprechen. Da es vielen aktuell so geht, ist man auch bei den Web-Meetings inzwischen offener und findet gut einen persönlichen Zugang. Für die Präsentation läßt sich mal schnell der Bildschirm teilen, bevor man sich wieder in Bildschirmgröße in die Augen schaut.

Spätestens wenn der Erstkontakt mit einer konkreten Anfrage um die Ecke kommt oder Produkte präsentiert werden, ist es notwendig sich auch persönlich kennen zu lernen um eine gemeinsame Basis zu haben. Ohne Frage ist der Eindruck deutlich intensiver, wenn man ein Produkt in der Hand hat, oder auf einer Messe oder einem Showroom selbst inspizieren kann. Ist das nicht möglich, können dabei gut gemachte Fotos, Produktvideos oder gar 3-D-Animation einiges auffangen. Der Vorteil für den Kunden ist, dass er sich das dann zeit- und ortsunabhängig anschauen kann. Wenn Sie das als Vertriebler steuern wollen, kommen wir wieder zu den Onlineveranstaltungen.

Auch wirtschaftlich muß man sich überlegen, um wieviel höher der Umsatz ist, wenn der Vertrieb quer durch die Republik fährt, gegenüber gut gemachten Inhalten die auf der Webseite oder im Rahmen von Web-Meetings oder Webinaren vorgestellt werden. Das wird von Fall zu Fall abhängen und jeweils eine individuelle Prüfung der Produkte und Verkaufsprozesse erfordern.

Hier geht es schon in eine richtiges Eventformat. Mit einem digitalen Event sind Sie gegenüber realen Veranstaltungen zwar näher an den Teilnehmern in ihrem ureigenen Umfeld, aber auch nur eine Armlänge weg von dem Abschalten. Der Wettbewerb um Aufmerksamkeit ist in der vertrauten privaten oder beruflichen Atmosphäre größer.

Der Teilnehmer muß bei der Stange gehalten werden und immer wieder mit eingebunden werden. Das kann ein Icebreaker zum Start sein oder eine gemeinsame Kaffeepause im Verlauf, das Einbinden der Teilnehmer indem Sie über Fragen zu dem dargestellten Thema abstimmen lassen oder auch gemeinsame Aktivitäten wie Bilder der Kaffeetasse zusenden von denen die tollsten Bilder gezeigt werden. Über einen Chat kann man Rückmeldungen aufnehmen und in seinen Vortrag einbauen. Wichtig ist natürlich auch die Inhalte spannend zu gestalten und knackig zu formulieren.

Technisch gibt es dafür viele professionelle Anbieter, die diese Infrastruktur mit zahlreichen zusätzlichen Features zu einem Monats- oder Jahresbetrag zur Verfügung stellen. Viele davon sind uns bei den kostenlosen Videokonferenz- oder Gruppentelefonie-Angeboten schon mal untergekommen. Begeistert hat mich aber auch wie einfach der Einstieg bei Instagram, Facebook oder Youtube in dieses Thema ist. Ob dies für Sie eine Einstiegsvariante ist, hängt natürlich von Ihrer Zielgruppe und Ihrem Bedürfnis nach Datensicherheit ab. Aspekte für den professionellen Einsatz sind die einfache Bedienung für die Teilnehmer, aber auch die Teilnehmerverwaltung mit Registrierung, Zugangs- und Erinnerungsmail oder dem Tracking um zu wissen, wer eigentlich teilgenommen hat.

Die Königsdisziplin der Onlineveranstaltungen. Hier liegt der Unterschied zu Liveevents, aber auch zu einfachen Webinaren in der inhaltlichen und szenischen Dramaturgie. Dabei ist ein ganz anderer Level von Interaktion möglich. So können Elemente von Theater mit Liveerlebnis gemischt werden, spielerische Elemente zur Erhöhung der Aufmerksamkeit eingebunden werden, Abwechslung mit verschiedenen Räumen, wechselnden Kameraeinstellungen, mehreren Bildschirmfenstern und weiteren Angeboten auf der Eventseite geschaffen werden.

Dabei geht es nicht nur um Erlebnis und Überraschungan an sich, die Teilnehmer sollen mitgenommen werden und Storys und Bühne den Spirit der sich darstellenden Organisation widerspiegeln.

Die Planung ist dementsprechend aufwendiger. Das Briefing des Moderators und der Referenten muß ausgearbeitet werden, Scripte erstellt und die Abfolge festgelegt werden.

Wieviel Kameras eingesetzt werden und mit welchen Positionen und Einstellungen muß geplant werden. Die Ausrüstung für die Ausleuchtung muß besorgt werden. Die Abfolge auf dem Zeitstrahl festgelegt, wie auch die Frage, wann was zugespielt wird festgelegt werden.

Hier sind die Etats von konventionellen Events und Messen nicht mehr weit weg. Gerade wenn dann noch aussagekräftige 3d Visualisierungen der Produkte erstellt werden und in Onlineshowrooms präsentiert werden, gehen die Kosten auch darüber hinaus. Mit detailgetreuer 3d Darstellung kann dann allerdings auch die eine oder andere Fahrt des Außendienstes eingespart werden.

Egal welche Veranstaltungsfom sie wählen. Wichtig ist das Trommeln vor und nach der Veranstaltung. LinkedIn Influencerin Celine Flores Willers schreibt dazu treffend, für Sie wären Events nur Mittel zum Zweck um Bilder und Geschichten zu haben und nicht umgekehrt.

Wann wir uns wieder unbekümmert im realen Raum zusammenfinden ist derzeit noch nicht zu sagen.  Und eins seht fest: Am zusammenkommen von realen Menschen auf realen Plätzen führt kein Weg vorbei. Die Erfahrungen der vergangenen und folgenden Monaten, wird unser Verhalten jedoch verändern.

Onlineveranstaltungen werden ein Bestandteil im Marketingmix bleiben und Hybridveranstaltungen, bei welchen Off- und Onlineveranstaltungen parallel verlaufen, werden sicherlich ein Erfolgsmodell der Zukunft.